Le 25 mai 2018, la nouvelle règlementation européenne relative à la protection des données à caractère personnel est applicable (RGPD – Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données).

L’AsPeCaF n’a cependant pas attendu ce règlement pour considérer que les données à caractère personnel qu’elle collecte dans le cadre de ses activités doivent être protégées. La protection de la vie privée est importante pour nous et nous nous appliquons des règles exigeantes. Nous ne changerons donc pas nos pratiques puisqu’elles sont déjà conformes à la nouvelle réglementation.

En toute transparence, voici la façon dont nous utilisons et protégeons vos données personnelles :

Comment l’AsPeCaF collecte vos données personnelles et qu’en fait-elle?

  • Nous collectons vos données annuellement dans le formulaire d’inscription à notre journée scientifique annuelle. En vous inscrivant, vous nous confiez ces informations personnelles. Ces données sont stockées par l’association dans un fichier « participants » qui en assure la sécurité.;
  • Nous utilisons vos données uniquement dans le cadre de notre association pour effectuer des statistiques anonymes sur la fréquentation de nos journées scientifiques (centres participants, participants réguliers et nouveaux, nombre de participants,…) mais aussi pour communiquer avec vous, avant et après nos journées scientifiques en utilisant plusieurs moyens : email, newsletter, courrier papier, téléphone (ces deux dernières options étant bien entendu plus rares, la newsletter n’ayant encore jamais été utilisée à ce jour).;
  • Nous communiquons également par Facebook, mais uniquement pour les personnes qui décident de joindre notre page sur ce site. Il n’y a pas de connexion entre les données collectées pendant nos journées scientifiques et le site Facebook (en clair, nous n’importons pas notre fichiers participants dans la base de données de Facebook). Pour ceux qui nous suivent sur Facebook, les conditions propres à ce site s’appliquent et nous n’avons pas de prise sur celles-ci.;
  • Nous conservons vos données pendant 7 ans après votre dernière participation à une de nos activités. Ce délai est lié à une prescription légale : nous sommes en effet obligés, pour des raisons comptables de conserver pendant ce temps les données liées au paiement de vos participation, qui vaut cotisation à notre asbl.
  • Nous ne transmettons jamais vos coordonnées à des tiers. Si une association tierce, un sponsor, ou n’importe qui demande accès aux coordonnées de nos membres, nous refusons systématiquement de transmettre vos données.
  • Si un tiers souhaite partager une information à nos membres, nous ne lui confions pas vos données. C’est notre association qui communiquera vers ses membres pour le compte du tiers. Cela arrive quand nous partageons l’information d’un congrès fait par une association tierce, par exemple, ce tiers n’as jamais accès directement à vos données;
  • Lorsque nous avons recours à des mailings, nous n’utilisons pas de site externe qui pourrait stocker vos données. Nous conservons en permanence la main mise sur vos informations.

Droit à l’image : vos photos à l’AsPeCaF

  • Nous prenons en photos les évènements que nous organisons: le public dans l’auditoire, les orateurs et leurs exposés, les activités pendant la journée (lunch, pauses,…) et les activités en marge de la journée (activités sociales et souper de cloture). En vous inscrivant, vous acceptez que vous soyez photographiés et vous nous autoriser à utiliser ces photos.;
  • Nous utilisons ces images dans le cadre de notre association pour donner un compte-rendu de la journée. Ces images sont publiées sur notre site internet, mais pourraient aussi être fournies à un sponsor qui en ferait la demande.;
  • Nous publions également ces photos sur Facebook. Les conditions générales propre à ce site s’appliquent. Nous identifions les personnes sur les photos (uniquement pour les personnes présentes sur le réseau social), et vous avez la possibilité de retirer cette identification.;

Quels sont vos droits ?

  • Vous disposez à tout moment du droit d’accès aux données vous concernant. Pour ce faire, il suffit de nous contacter (voir ci-dessous).;
  • Lorsque nous avons recours à des mailings, vous la possibilité de vous désinscrire des communications électroniques que nous vous adressons en y répondant et en mentionnant vos intentions.
  • Vous pouvez le droit de modifier les données vous concernant et de les effacer si vous ne souhaitez plus recevoir de messages de notre part. Toutefois, la suppression impliquera « de facto » la démission de votre statut de membre et la perte des droits attachés à ce statut (par exemple, le vote en assemblée générale).;

Qui contacter ?

L’AsPeCaF vous remercie pour la confiance que vous lui accordez.